咨询案例|IT系统的投资效益分析

咨询案例|IT系统的投资效益分析

来源:陈果George

导读:咨询顾问或者IT管理者经常遇到公司管理层的挑战,怎样证明上一个IT项目的投资回报,怎么测算企业IT投入的投资回报?

以下分享我自己作为咨询顾问,在二十年前亲自操作过的一个IT系统投资效益分析。在这个项目中,我分析了某企业试点实施一个IT系统产生的收益,并且预测该企业在功能模块、用户覆盖面等方面进一步扩展实施和应用推广后,未来可以给企业带来的收益增量。

该企业实施的是一个PLM系统,其系统原理包含了四个主要功能:

  1. 管理产品研发相关的CAD图纸、文档,支持工程师以及其他系统用户快速查找工程文件
  2. 支持新产品研发项目组的研发流程管理、项目管理,提升新产品开发项目的相关人员的协作效率
  3. 管理产品部件信息,包括部件特性、标准化分类等,建立企业标准零部件库,提高研发和供应链的效率
  4. 管理BOM以及产品配置信息,保证产品生命周期内对产品配置信息的一致性

这四个模块在若干个事业部分成三大阶段实施,先试点,后推广,循序渐进:

咨询案例|IT系统的投资效益分析

整个项目总计划是两年半,第一期是前两个功能模块在两个事业部试点,耗时九个月。2002年初,一期上线后,公司管理层要求评估使用新系统带来多少收益。作为咨询顾问,我是这个项目的变革管理组组长,承担了回答公司领导层问题的任务。

我首先定义了一个关键指标——使用该系统带来的个人工作效率提升(personal productivity improvements,PPI),该指标计量为“每月小时数”,即个人使用新系统后和使用系统前相比,每个月能节省多少工作时间,而该时间可以和员工的薪水挂钩,从而测算出员工使用新系统带来的成本节降,因为不同职位工作性质不同、薪酬水平不同,测算不同职位员工(例如研发工程师、客服工程师、供应链工程师等)的节省时间结合其薪酬水平,就可以测算出整个组织的成本节降。

我设计了若干PPI的具体构成因素,例如:

  • 产品信息查找时间
  • 产品设计创造时间
  • 产品工程变更处理时间
  • 跟其他部门产品信息校对时间
  • 客户响应时间……

这些因素在熟练使用新系统后,和使用系统前相比,每个月所花时间会有多少小时的增加或减少?

咨询案例|IT系统的投资效益分析

我将这个数据模型设计了一个问卷,长得这样的:

咨询案例|IT系统的投资效益分析

我向试点单位里的新建PLM系统用户发放并回收到了100份有效问卷,这些问卷返回的PPI值各不相同,构成了一个概率分布模型——理论上说,可能接近正态分布模型。

人们在测算收益时一般是将样本值进行简单加总或取算术平均值,我在这个项目上采用了“蒙特卡洛方法”——基于样本的概率分布,来模拟更多的同样岗位或级别用户使用该系统后,PPI可能会带来什么变化。

用Excel可以很方便做蒙特卡洛分析,下图是“出现概率”的例子,图上可见样本结果比较离散,变动程度比较大,说明用户使用系统的习惯还不规律,尚未形成正态分布;随着深入使用该系统,企业后续还可以开展问卷调研,来修正此模型:

咨询案例|IT系统的投资效益分析

将时间用薪酬折算成每年每人的总成本节降金额,下图就是某个人群范围的“累积概率值”示例:

咨询案例|IT系统的投资效益分析

蒙特卡洛方法相当于掷骰子找规律,100人问卷样本是掷了100次骰子,我们假设如果PLM系统在该企业中推广到2000人使用,就是用已知概率模型去掷2000次骰子——这个模拟过程可以在Excel中完成——这样我们就可以得到总收益。

如果我们将该系统在未来五年的开支(包括软件、硬件、服务、运维等)作为总投入,基于未来五年人数使用情况假设、以前述方法来模拟生成相应的总收益,就可以产生净折现值(NPV)、内部收益率(IRR)、投资收益率(ROI)等常用的投入产出评价指标。

下图是“试点实施”和“公司全面推广”两个场景下,这些模拟指标的中位值:

咨询案例|IT系统的投资效益分析

我们也可以用一些其他的形式来展示这些财务指标的从实施到推广的变化,以及目标值的达成概率:

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当时做模型、搜集数据到出报告,我一个人干了两周。这些活儿一晃都已经二十年了,真快啊!

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